Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Исполнение запросов граждан, органов государственной власти, местного самоуправления и организаций на основе документов части Архивного фонда Республики Хакасия»

УТВЕРЖДЕН                                                                                                                                                                Постановлением Главы

муниципального образования

 Ширинский район

                                                  От22.11. 2012г. № 2090

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги

 «Исполнение запросов граждан, органов государственной власти, местного самоуправления и организаций на основе документов части Архивного фонда Республики Хакасия»

             1. Общие положения
             1.1. Цель разработки административного регламента
         Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Исполнение запросов граждан, органов государственной власти, местного самоуправления и организаций на основе документов части Архивного фонда Республики Хакасия» (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией юридических и физических лиц, регламентации сроков, последовательности действий (административных процедур) выполняемых архивным отделом администрации муниципального образования Ширинский район (далее - архивный отдел), а также порядка взаимодействия архивного отдела с органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и гражданами при рассмотрении запросов (заявлений) о предоставлении архивной информации.
        Информационное обеспечение пользователей услуги включает в себя организацию исполнения поступающих в архивный отдел тематических запросов - о предоставлении информации по определенному вопросу, теме, событию, факту, а также социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций.

          1.2. Описание заявителей (получателей) муниципальной услуги
        Заявителями - получателями муниципальной услуги «Исполнение запросов граждан, органов государственной власти, местного самоуправления и организаций на основе документов части Архивного фонда Республики Хакасия» (далее - муниципальная услуга) могут выступать юридические и физические лица, заинтересованные в получении архивной информации (далее - заявитель).

        1.3. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги.
        1.3.1. Сведения об архивном отделе администрации муниципального образования Ширинский район, предоставляющем муниципальную услугу (Приложение № 7):
Адрес местонахождения (почтовый адрес): Октябрьская ул., д.79, с. Шира, Ширинского района Республики Хакасия, 655200
Телефон/факс: (8 39035) 9 17 39/9 12 10,
адрес электронной почты: arhivshira@mail.ru . ogeyl@mail.ru
График работы архивного отдела, прием граждан:
Понедельник - пятница с 8.00 до 17.00, обеденный перерыв - с 12.00 до 13.00
Суббота, воскресенье - выходные дни.
Прием заявителей осуществляется заведующей архивным отделом или ведущим специалистом архивного отдела без предварительной записи в порядке очередности.

          1.3.2. Информация о порядке исполнения муниципальной услуги предоставляется:
- непосредственно у должностного лица архивного отдела администрации муниципального образования Ширинский район при личном обращении в отдел;
- с использованием средств телефонной связи по номеру (8 39035) 9 17 39;
- электронной почтой arhivshira@mail.ru, ogeyl@mail.ru
- посредством размещения информации в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет на официальном сайте администрации муниципального образования Ширинский район www.shiranet.ru), публикаций в средствах массовой информации;
- через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг».

         1.3.3. Порядок получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги:
       Информация о предоставлении муниципальной услуги, в том числе о ходе ее предоставления, сообщается заявителю лично, по телефону, по почте, по электронной почте, по факсу, посредством размещения сведений в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), на портале государственных и муниципальных услуг области, посредством размещения на информационных стендах, расположенных в архивном отделе.

         1.3.4. Информирование проводится в форме:
- устного информирования;
- письменного информирования.

         1.3.5. Основными требованиями к информированию заявителей являются:
- достоверность предоставляемой информации;
- четкость изложения информации;
- полнота информирования;
- наглядность форм предоставляемой информации;
- удобство и доступность получения информации;
- оперативность предоставления информации.

          1.3.6. Устное информирование осуществляется должностными лицами архивного отдела при обращении заявителя за информацией лично или по телефону.
Должностные лица, осуществляющие устное информирование, принимают все необходимые меры для представления полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других специалистов. Устное информирование каждого Заявителя, обратившегося лично, осуществляется должностными лицами архивного отдела в пределах времени, необходимого для информирования Заявителя.
Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании архивного отдела администрации муниципального образования Ширинский район, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию, либо предложить обратиться письменно.
         1.3.7. Письменное информирование осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, по электронной почте, по факсу.
При предоставлении консультаций по письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня регистрации обращения.
Ответ на обращение заявителя представляется в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя и направляется по адресу, указанному в обращении.

         1.3.8. Порядок и форма размещения информации в сети Интернет и на информационных стендах архивного отдела.
На информационном стенде в помещении, предназначенном для приема документов для предоставления государственной услуги, размещается следующая информация:
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие порядок предоставления муниципальной услуги;
- краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги;
- блок-схема описания порядка предоставления государственной услуги

(Приложение № 6);
- исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;
- образцы оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования к ним (Приложение №№ 1-5);
- сроки предоставления услуги в целом и максимальные сроки выполнения отдельных административных процедур;
- основания отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу.

       2. Стандарт предоставления муниципальной услуги.
       2.1. Наименование муниципальной услуги - «Исполнение запросов граждан, органов государственной власти, местного самоуправления и организаций на основе документов части Архивного фонда Республики Хакасия и других архивных документов».

      2.2.Наименование структурного подразделения администрации муниципального образования Ширинский район, предоставляющего муниципальную услугу: Предоставление муниципальной услуги осуществляет архивный отдел администрации муниципального образования Ширинский район.

       2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- архивная справка - официальный документ архивного отдела, составленный на бланке архивного отдела администрации муниципального образования Ширинский район, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
- архивная выписка - официальный документ архивного отдела, составленный на бланке архивного отдела администрации муниципального образования Ширинский район, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенный печатью и подписью заведующей архивным отделом;
- информационное письмо - письмо, составленное на официальном бланке архивного отдела администрации муниципального образования Ширинский район, содержащее информацию о хранящихся в архивном отделе архивных документах по определенной проблеме, теме;
- тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров;
- тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, включающий титульный лист, тематический перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме;
- обзор архивного фонда, включающий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда;
- тематический обзор, включающий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов архивного отдела по определенной теме;
- письмо архивного отдела об отсутствии на муниципальном хранении необходимых Заявителю архивных документов и информации.

           2.4. Срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.    При исполнении запроса социально-правового характера срок исполнения запроса может быть изменен по согласованию с заявителем.
     Срок исполнения запроса, не относящегося к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов - в течение 5 дней с момента его регистрации.
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления услуги не должен превышать 15 минут. Продолжительность приема у должностного лица архивного отдела не должна превышать 20 минут. Получение готового ответа на запрос производится без очереди.
Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги - 1 рабочий день.
При поступлении в архивный отдел запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, должностное лицо архивного отдела в пятидневный срок запрашивает заявителя об уточнении или дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
В тех случаях, когда для исполнения обращения (запроса) требуются дополнительные сведения, срок исполнения исчисляется со дня получения дополнительных сведений.    

      2.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2, Парламентская газета» №4 от 23-29.01.2009);

- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 02.08.2010, № 31, статья 4179, «Российская газета», № 168 от 30.07.2010);
 - Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, «Российская газета» № 237 от 27.10.2004г.);
 - Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», (Собрание законодательства Российской Федерации, 06.10.2003, №40, статья 3822, «Парламентская газета», № 186 от 08.10.2003, «Российская газета», № 202 от 02.08.2003);

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, №19, статья 2060, «Парламентская газета», № 70-71 от 11.05.2006, «Российская газета», № 95 от 05.05.2006);
- Федеральным законом  «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006  № 149-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, № 31 (1ч), статья 3448, «Парламентская газета», № 126-127 от 03.08.2006, «Российская газета», № 167 от 29.07.2006);

- Федеральным законом «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» от 09.02.2009  № 8-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 16.02.2009, № 7, статья 776, «Парламентская газета», № 8 от 13-19.02.2009, «Российская газета», № 25 от 13.02.2009);
 - Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, № 31 (1ч), статья 3451, «Парламентская газета», № 126-127 от 03.08.2006, "Российская газета" - Федеральный выпуск № 4131 29 июля 2006);
- Указом Президента Российской Федерации «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» от 31.12.1993 № 2334 (в редакции от 01.09.2000 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 04.09.2000, № 36, статья 3636, "Российская газета" № 173 от 06.09.2000);
 - Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 20 от 14.05.2007, "Российская газета"  от 20.05.2009);
 - Законом Республики Хакасия от 07.07.2005 N 45-ЗРХ "Об архивном деле в Республике Хакасия" (Принят ВС РХ 29.06.2005)  («Вестник Хакасии» от 12.07.2005 № 35);

- Уставом муниципального образования Ширинский район (в редакции от 09.07.2012г.);
- Положением об архивном отделе администрации муниципального образования Ширинский район (Утверждено постановлением Главы администрации муниципального образования Ширинский район № 539 от 03.05.2007г.).

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги - исполнения запроса социально-правового характера:
- письменный запрос заявителя в произвольной форме или в форме анкеты-заявления, составленный заявителем или должностным лицом архивного отдела на основании представленных документов (паспорт, трудовая книжка и др.) при личном обращении в архивный отдел, а также поступившие в архивный отдел по почте, по электронной почте и посредством факсимильной связи.
В запросе требуется указывать сведения, необходимые для исполнения запроса:
- сведения о заявителе, в том числе:
- фамилию, имя, отчество физического лица (в случае смены фамилии - обязательно указать фамилию, которую носил заявитель в запрашиваемый период времени) или наименование юридического лица; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;
- изложение существа запроса;
- в запросе о стаже работы дополнительно указывается ведомственная и территориальная подчиненность организации, период работы, занимаемая должность;
- личная подпись и дата заполнения заявления.
Запросы, направляемые в архивный отдел юридическими лицами, составляются в форме официального письма на бланке организации, подписанного руководителем, с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и его контактного номера телефона.
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, в случае необходимости (трудночитаемые фамилия, имя, отчество, наличия в записях на первом листе трудовой книжки ошибок) - копию первого разворота паспорта;
- доверенность, оформленная в установленном действующим законодательством порядке, при запросе пользователем сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах;
- копия трудовой книжки (первого листа и листов за запрашиваемый период при предоставлении информации о трудовом стаже, размере заработной платы).
- доверенность, оформленная в установленном действующим законодательством порядке, при запросе пользователем сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах;
- свидетельство о смерти наследодателя (в случае обращения за получением архивной информации, необходимой для оформления наследства);
- документы, подтверждающие родство Заявителя с наследодателем (свидетельства о рождении, о заключении брака, перемене имени, об усыновлении (удочерении), установлении отцовства, решения судов (в случае обращения за получением архивной информации, необходимой для оформления наследства);

        2.7. Перечень документов, необходимый при исполнении запроса тематического характера:
- письменный запрос заявителя в произвольной форме или в форме анкеты-заявления, составленный заявителем или должностным лицом архивного отдела на основании представленных документов при личном обращении в архивный отдел, а также поступившие в архивный отдел по почте, по электронной почте и посредством факсимильной связи.
Запросы, направляемые в архивный отдел юридическими лицами, составляются в форме официального письма на бланке организации, подписанного руководителем, с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и его контактного номера телефона.
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, в случае необходимости (трудночитаемые фамилия, имя, отчество, наличия в записях на первом листе трудовой книжки ошибок) - копию первого разворота паспорта;
- доверенность, оформленная в установленном действующим законодательством порядке, при запросе пользователем сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах.
Формы письменного запроса прилагаются к административному регламенту (Приложения № 2, 3, 4).
         2.8. Архивный отдел не вправе требовать от заявителя:
- предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
- предоставления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Хакасия и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих муниципальную услугу, органов местного самоуправления, организаций, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
       2.9. Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, служит:
- ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные;
- ограничение доступа к документам, составляющих государственную тайну;
- ограничение доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию.

      2.10. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги служит:
- отсутствие наименования юридического лица (для гражданина - фамилия, имя, отчество); почтового адреса и/или электронного адреса;
- отсутствие необходимых сведений для проведения поисковой работы;
- невозможность прочтения текста запроса, о чем сообщается гражданину, если его фамилия и почтовый адрес, либо само заявление (запрос) не поддаются прочтению;
- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну (отсутствие допуска к государственной тайне и предписания на работу) или конфиденциальную информацию (для юридических лиц - отсутствие полномочий на осуществление деятельности, связанной с запрашиваемыми сведениями; для физических лиц, не являющимися наследниками по закону или по завещанию - отсутствие нотариально заверенного распоряжения от лица, о котором запрашиваются сведения, либо от наследников).
        Об отказе в предоставлении муниципальной услуги заявителю сообщается в письменном виде с указанием основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

         2.11. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом безвозмездно (бесплатно).

         2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

         2.12.1 Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны отвечать следующим требованиям:
- вход в помещение, в котором расположен архивный отдел, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования и режима работы;
- места информирования заявителей должны быть оборудованы информационными стендами, столами и стульями для оформления документов;
- прием заявителей осуществляется в рабочем кабинете с указанием на двери кабинета должностей и ФИО должностных лиц архивного отдела.   

         2.12.2. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются стульями, столами, канцелярскими принадлежностями, средствами связи, а также компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по вопросам предоставления услуги и организовывать предоставление муниципальной услуги в полном объеме.
        Все указанные помещения оборудуются в соответствии с санитарными правилами и нормами, а также системой пожарной сигнализации.
В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе, одновременное консультирование или прием двух или более заявителей не допускается.
         2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.
         2.13.1. Показателем доступности муниципальной услуги является
размещение на федеральном и республиканском порталах государственных и муниципальных услуг (www.gosuslugi.ru, www.pgu-19.ru), на официальном сайте администрации муниципального образования Ширинский район (www.shiranet.ru), в средствах массовой информации, на информационных стендах в архивном отделе;
- информации о муниципальной услуге, порядке и сроках ее предоставления;
- сведений о местонахождении, о графике (режиме) работы, контактных телефонах (телефонах для справок), адресах электронной почты архивного отдела;
- бланков заявлений и перечня документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- возможность получения информации о предоставлении муниципальной услуги в электронном виде.

          2.13.2. Показателями качества оказания муниципальной услуги являются:
- обеспечение информирования заявителей о месте нахождения и графике работы архивного отдела;
- обеспечение информирования заявителей о порядке оказания муниципальной услуги;
- своевременность приема заявителей в архивном отделе;
- своевременность рассмотрения запросов заявителей;
- своевременность принятия решения о предоставлении муниципальной услуги или отказе в предоставлении муниципальной услуги;
- своевременность и оперативность исполнения запросов заявителей (доля запросов, исполненных в установленный срок);
- отсутствие жалоб на качество и своевременность предоставления муниципальной услуги.

          2.14. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронном виде:
         Предоставление муниципальной услуги может осуществляться в электронной форме путем использования информационно-телекоммуникационных технологий с использованием портала государственных и муниципальных услуг, и других средств, включая осуществление в рамках такого предоставления электронного взаимодействия между государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и заявителями.
       Предоставление муниципальной услуги в электронной форме осуществляется на базе информационных систем органов государственной власти и местного самоуправления при наличии инфраструктуры, обеспечивающей их взаимодействие. Информационной системой, обеспечивающей предоставление муниципальных услуг в электронной форме, является единый портал государственных и муниципальных услуг (www.gosuslugi.ru), а также региональный портал государственных и муниципальных услуг Республики Хакасия (www.pgu-19.ru).
          В рамках муниципальных информационных систем предоставление муниципальной услуги в электронной форме обеспечивается на официальном сайте администрации муниципального образования Ширинский район в сети Интернет (www.shiranet.ru) обеспечивающем:
- доступ заявителей к сведениям о муниципальных услугах, в том числе посредством размещения настоящего административного регламента, образцов заявлений и иной информации, относящейся к предоставлению муниципальной услуги;
- доступность для копирования и заполнения заявления (запроса) и иных документов, необходимых для получения муниципальной услуги;
- возможность получения заявителем сведений о ходе выполнения запроса, о предоставлении запроса, о предоставлении муниципальной услуги и иной информации, задав вопрос должностным лицам архивного отдела администрации муниципального образования Ширинский район.
Получение заявителем в электронной форме результата предоставления муниципальной услуги - официального ответа на запрос архивного отдела администрации муниципального образования Ширинский район невозможно.

        3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требований к порядку их выполнения, в том числе особенностей выполнения административных процедур в электронной форме.

          3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя выполнение следующих административных процедур:
- регистрация запросов;
- анализ тематики запросов;
- исполнение запросов;
- подготовка и направление ответов заявителям.   
Состав и последовательность выполнения административных процедур показаны на блок-схеме к административному регламенту (Приложение № 6).

          3.1.2. Регистрация запросов.
         Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление в архивный отдел письменного запроса заявителя, составленного при личном обращении в архивный отдел или поступившие по почте, электронной почте, факсимильной связи.
Ответственным за предоставление административной процедуры является должностное лицо архивного отдела администрации муниципального образования Ширинский район.
Регистрация включает в себя внесение сведений о запросе в регистрационный журнал, каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. В случае, если заявитель обратился с несколькими запросами по разным вопросам, каждый запрос регистрируется отдельно. Срок исполнения данной процедуры - 1 рабочий день.
Регистрация запросов ведется в журнале регистрации запросов учреждений и заявлений граждан.
При поступлении запроса по электронной почте, запрос распечатывается на бумажный носитель, регистрируется в установленном порядке, заявителю направляется уведомление о приеме Интернет - запроса к рассмотрению.
Результатом выполнения административного действия является наличие на письменном запросе индивидуального номера и даты поступления запроса.

          3.1.3. Анализ тематики запросов.
    Должностное лицо, ответственное за выполнение данной административной процедуры, выполняет следующие действия:
- изучает текст запроса;
- определяет степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;
- определяет местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- проводит просмотр и изучение научно-справочного аппарата к документам архивных фондов (осуществляет поиск нужной информации, необходимой для исполнения запроса, при наличии документов на муниципальном хранении в архивном отделе, определяет номера фондов и номера описей дел);
- определяет адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя (при отсутствии сведений, интересующих заявителя);
Срок исполнения данной процедуры составляет 5 дней.
Результатом исполнения административной процедуры является определение местонахождения документов, необходимых для поиска нужной информации и осуществления подготовки ответа на поступивший запрос.

         3.2. Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на хранении в архивном отделе.
        Ответственным за административную процедуру является должностное лицо, ответственное за исполнение запроса.
Должностное лицо, ответственное за исполнение запроса:
- определяет номера дел по номерам архивных фондов и описям дел;
- осуществляет выемку дел из хранилищ;
- изучает содержание архивных документов;
- оформляет текст архивной справки (архивной выписки) на бланке архивного отдела;
- при необходимости, осуществляет копирование архивных документов, в установленном порядке заверяет их;
- проставляет на документах регистрационные номера;
- делает отметку о дате исполнения запроса, о количестве исполненных справок и листов копий документов в соответствующем журнале регистрации запросов;
- передает подготовленные документы на рассмотрение и подпись заведующей архивным отделом.
Заведующая архивным отделом осуществляет следующие действия:
- проверяет качество исполнения запроса, в случае обнаружения ошибок, неполноты объема информации возвращает подготовленные документы на доработку;
- подписывает и проставляет на исполненных и зарегистрированных документах печать администрации муниципального образования Ширинский район;
- передает подписанные и заверенные печатью администрации муниципального образования Ширинский район архивные справки, архивные копии и архивные выписки для направления адресату простым почтовым отправлением или для выдачи заявителю при личном обращении его в архивный отдел.
Срок исполнения всех перечисленных административных действий - 30 дней с момента регистрации запроса.
Результат административного действия - зарегистрированные, подписанные заведующей архивным отделом, заверенные печатью, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические обзоры и др.

        3.3. При отсутствии запрашиваемой информации в документах, находящихся на хранении в архивном отделе, должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, осуществляет следующие действия:
- готовит проект информационного письма в адрес заявителя, в котором сообщает об отсутствии сведений в архивном отделе и дает рекомендации по дальнейшему поиску документов.
  В случае наличия в архивном отделе сведений о месте нахождения документов по запросу заявителя, готовит проект информационного письма, к которому прикладывается копия запроса заявителя, приложенных документов к нему для направления в адрес архива или организации, хранящей документы, с обязательным уведомлением заявителя.
-  проставляет на документах регистрационные номера;
- проставляет отметку о дате исполнения запроса в соответствующем журнале регистрации.
- передает заведующей архивным отделом проекты информационных писем.
При отсутствии у заявителя права на получение запрашиваемых сведений:
- готовит проект информационного письма в адрес заявителя с мотивированным отказом и разъяснением дальнейших действий заявителя в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Хакасия;
- проставляет на документах регистрационные номера;
- проставляет отметку о дате исполнения запроса в соответствующем журнале регистрации;
- передает заведующей архивным отделом проекты информационных писем.
Заведующая архивным отделом осуществляет следующие действия:
- рассматривает и подписывает информационные письма, в случае обнаружения ошибок, неполноты объема информации возвращает письма на доработку;
- передает информационные письма для направления их заявителям, в архивы, организации.
Срок исполнения данных административных действий - 5 дней.
Результат административного действия - зарегистрированные, подписанные заведующей архивным отделом информационные письма.

       3.4. Подготовка и направление ответов заявителям, выдача ответов заявителям при личном обращении в архивный отдел.   
     Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление специалисту архивного отдела:
- архивных, справок, архивных выписок, архивных копий, подписанных заведующей архивным отделом, наличием на документах регистрационных реквизитов и печати архивного отдела,
- информационных писем, подписанных заведующей архивным отделом и наличием на письмах регистрационных реквизитов.
Ответственным за предоставление административной процедуры является специалист архивного отдела, ответственный за исполнение запросов.
Специалист архивного отдела, ответственный за направление документов заявителям, в архивы и/или организации осуществляет следующие действия:
При направлении архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических обзоров и др. заявителям:
- готовит проекты сопроводительных писем к направляемым документам;
- передает заведующей архивным отделом проекты сопроводительных писем;
- регистрирует подписанные заведующей архивным отделом сопроводительные письма в журнале регистрации отправляемых документов и высылает заявителю простым почтовым отправлением. В случае, если заявителю высылается его ранее невостребованная трудовая книжка, высылает её заявителю ценным письмом с уведомлением;
- ведёт реестр почтовых расходов.
Заведующая архивным отделом осуществляет следующие действия:
- рассматривает и подписывает сопроводительные письма, в случае обнаружения ошибок, неполноты объема информации, возвращает письма на доработку;
- передает информационные письма для направления их заявителям, в архивы, организации.
Срок исполнения данных административных действий - 1 рабочий день.
Результат административного действия при направлении ответов заявителям - зарегистрированные, подписанные заведующей архивным отделом сопроводительные письма и архивные справки к ним; информационные письма; информация о направлении почтовых отправлений адресатам, содержащаяся в реестре почтовых расходов; чеки почтамта.
При получении архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических обзоров и др. непосредственно заявителем при его личном обращении в архивный отдел, должностное лицо архивного отдела выдает документы заявителю на руки при предъявлении паспорта и под роспись на обороте заявления гражданина.
Срок исполнения данного административного действия - при обращении заявителя в архивный отдел.
Результат административного действия при выдаче ответов заявителям при их личном обращении за получением - факт получения готовых документов под роспись заявителя на обороте заявления гражданина с указанием паспортных данных и даты получения ответа. Продолжительность исполнения муниципальной услуги составляет не более 30 дней. 
                  4. Формы контроля за исполнением административного регламента.                4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением должностными лицами архивного отдела положений административного регламента.
          Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги осуществляется ежедневно заведующей архивным отделом по каждой процедуре в соответствии с установленным административным регламентом содержанием действий и сроками их осуществления, а также путем проведения проверок заместителем Главы администрации муниципального образования Ширинский район исполнения положений административного регламента.
           Для текущего контроля используются сведения, содержащиеся в соответствующих делах, регистрационных журналах и базах данных, устной и письменной информации уполномоченных должностных лиц, осуществляющих регламентируемые действия.
О случаях и причинах нарушения сроков, содержания административных процедур и действий должностное лицо архивного отдела немедленно информируют заведующую архивным отделом, а также осуществляет срочные меры по устранению нарушений.
Должностные лица несут персональную ответственность за:
- соблюдение установленного порядка приема документов;
- принятие надлежащих мер по полной и всесторонней проверке представленных документов;
- соблюдение сроков рассмотрения заявлений (запросов) и порядка предоставления архивной информации;
- учет заявлений (запросов) и архивной информации;
- своевременное формирование, ведение и надлежащее хранение соответствующих дел.
Персональная ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.

        4.2. Плановые и внеплановые проверки
        Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной
услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на жалобы заявителей, на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.  Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.
        Плановые проверки полноты и качества предоставления государственной услуги проводятся в сроки, установленные действующим законодательством.
Внеплановые проверки могут проводиться по конкретной жалобе заявителя в порядке, установленном действующим законодательством.
Проверка полноты и качества предоставляемой муниципальной услуги проводится на основании распоряжения заведующей архивным отделом, или заместителя Главы администрации муниципального образования Ширинский район. Для проведения проверки формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица архивного отдела, или (и) администрации муниципального образования Ширинский район. Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению, акт подписывается членами комиссии. С актом знакомятся исполнители муниципальной услуги.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав Заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности, установленные законодательством Российской Федерации.

        5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц архивного отдела.

        5.1. Получатели муниципальной услуги имеют право на обжалование действий (бездействия) должностных лиц архивного отдела и решений, принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном (внесудебном) и судебном порядке.

          5.2. Положения настоящего раздела административного регламента, устанавливающие порядок рассмотрения жалоб на нарушения прав граждан и организаций при предоставлении муниципальной услуги, не распространяются на отношения, регулируемые Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

          5.3. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования Заявителем решений и действий (бездействия) должностных лиц архивного отдела.
          Заявитель (либо его законный представитель) может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
- нарушение срока регистрации запроса (заявления) заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Хакасия и муниципального образования Ширинский район;
- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Хакасия и муниципального образования Ширинский район для предоставления муниципальной услуги, у заявителя (либо его законного представителя);
- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Хакасия и муниципального образования Ширинский район;
- затребование от заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Хакасия и муниципального образования Ширинский район;
- отказ должностных лиц архивного отдела в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги в документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

      5.4. Основания для приостановления рассмотрения жалобы и случаи, в которых ответ на жалобу не дается:
- текст жалобы написан неразборчиво и не поддается прочтению;
- жалоба не содержит наименование архивного отдела, должностного лица архивного отдела, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
- жалоба не содержит фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
- жалоба не содержит сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архивного отдела, должностного лица архивного отдела;
- жалоба не содержит доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) архивного отдела, должностного лица архивного отдела;
- жалоба содержит вопросы, рассмотрение которых не входит в компетенцию архивного отдела;
- в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица архивного отдела, а также членам его семьи.         5.5. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы.
      К жалобе могут быть приложены документы (либо их копии), подтверждающие доводы заявителя (либо его законного представителя).

        5.6. Заявитель (либо его законный представитель) имеет право на ознакомление с документами и материалами, необходимыми для обоснования и рассмотрения жалобы.

       5.7. Жалоба, поступившая в архивный отдел, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа архивного отдела, должностного лица архивного отдела в приеме документов у заявителя, либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

      5.8. По результатам рассмотрения жалобы архивный отдел принимает одно из следующих решений:
- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Хакасия и Ширинского района, административным регламентом, а также в иных формах;
- отказывает в удовлетворении жалобы.
Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

        5.9. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

 
5.10. Действия (бездействие) должностных лиц, а также принимаемые ими решения в ходе предоставления муниципальной услуги могут быть обжалованы в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Образец заявления в Архив

                                              ЗАЯВЛЕНИЕ

        Прошу выдать архивную справку о размере  заработной платы за период с_____________________________________по________________________________

Работал(а) _______________________________________________________________

В качестве _______________________________________________________________

Справка необходима для____________________________________________________

                 (начисления (перерасчета) пенсии, предоставления в Службу занятости, другое)

Копию трудовой книжки прилагаю.

Примечание ________________________________________________________________

____   __________________20____г.                              _________________________

                                                                                          Личная   подпись

Даю разрешение на обработку своих персональных данных.

Дата                                                                                     Личная подпись заявителя

• В примечании, заявитель указывает иную информацию по своему желанию, в том числе о фактах имеющих значение для поиска и представления архивным отделом, архивной информации, (например об изменении фамилии, имени, отчестве, и реквизитах документа, удостоверяющего данные обстоятельства; об адресе электронной почты, по которому архивный отдел может связаться с заявителем и т.п.)

Образец заявления в Архив

ЗАЯВЛЕНИЕ

      Прошу выдать архивную справку о стаже работы (льготном стаже) за период с_____________________________________по________________________________

Работал(а) _______________________________________________________________

В качестве _______________________________________________________________

Справка необходима для____________________________________________________

                 (начисления (перерасчета) пенсии, предоставления в Службу занятости, другое)

Копию трудовой книжки прилагаю.

Примечание ________________________________________________________________

____   __________________20____г.                              _________________________

                                                                                          Личная   подпись

Даю разрешение на обработку своих персональных данных.

Дата                                                                                       Личная подпись заявителя

В примечании, заявитель указывает иную информацию по своему желанию, в том числе о фактах имеющих значение для поиска и представления архивным отделом, архивной информации, (например об изменении фамилии, имени, отчестве, и реквизитах документа, удостоверяющего данные обстоятельства; об адресе электронной почты, по которому архивный отдел  может связаться с заявителем и т.п.)

Образец заявления в Архив

ЗАЯВЛЕНИЕ

 Прошу выдать копию (выписку) из решения (постановления)____________________________________________

 о выделении земельного участка под гараж, коттедж (другое)

Укажите (номер, дату решения) _____________________________________________

На чье имя выделялся участок _______________________________________________

Район участка _____________________________________________________________

Примечание ________________________________________________________________

____   __________________20____г.                              _________________________

                                                                                          Личная   подпись

Даю разрешение на обработку своих персональных данных.

Дата                                                                                       Личная подпись заявителя

В примечании, заявитель указывает иную информацию по своему желанию, в том числе о фактах имеющих значение для поиска и представления архивным отделом, архивной информации, (например об изменении фамилии, имени, отчестве, и реквизитах документа, удостоверяющего данные обстоятельства; об адресе электронной почты, по которому архивный отдел  может связаться с заявителем и т.п.)

Образец заявления в Архив

ЗАЯВЛЕНИЕ

 Прошу выдать архивную копию  ____________________________________________

                                                      (название документа)

Дата и № документа ___________________________________

Копия необходима для__________________________________________________________

Примечание ________________________________________________________________

____   __________________20____г.                              _________________________

                                                                                          Личная   подпись

Даю разрешение на обработку своих персональных данных.

Дата                                                                                       Личная подпись заявителя

В примечании, заявитель указывает иную информацию по своему желанию, в том числе о фактах имеющих значение для поиска и представления архивным отделом, архивной информации, (например об изменении фамилии, имени, отчестве, и реквизитах документа, удостоверяющего данные обстоятельства; об адресе электронной почты, по которому архивный отдел  может связаться с заявителем и т.п.)

Образец заявления в Архив

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать_______________________________________________________________

                    наименование формы представления информации (архивная справка, архивная копия, информационное письмо, тематический перечень, тематический обзор документов)

о ________________________________________________________________

                                                                         тема (событие) запроса

в ________________________________________________________________

                                                                         место события

за (от) ____________________________________________________________

                                                             временной период (дата) совершения события

Примечание: ______________________________________________________.*

____   __________________20____г.                              _________________________

                                                                                          Личная   подпись

Даю разрешение на обработку своих персональных данных.

Дата                                                                                             Личная подпись заявителя

• В примечании, заявитель указывает иную информацию по своему желанию, в том числе о фактах имеющих значение для поиска и представления Архивом, архивной информации, (например об изменении фамилии, имени, отчестве, и реквизитах документа, удостоверяющего данные обстоятельства; об адресе электронной почты, по которому Архив может связаться с заявителем и т.п.)

БЛОК-СХЕМА

ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

«Исполнение запросов  граждан, органов государственной власти, местного самоуправления и организаций на основе документов части Архивного фонда Республики Хакасия»

СВЕДЕНИЯ О МЕСТЕ НАХОЖДЕНИЯ, КОНТАКТНЫХ ТЕЛЕФОНАХ

АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ШИРИНСКИЙ РАЙОН

Место нахождения архивного отдела, его почтовый адрес:

655200, Октябрьская ул., 79. с. Шира Ширинского района Республики Хакасия

Архивный отдел находится в здании администрации муниципального образования Ширинский район, 3-ий этаж, кабинет № 309.

Режим работы архивного отдела

 ( время приема граждан и представителей юридических лиц):

понедельник - пятница  с 08 часов 00 минут до  17 часов 00 минут;

перерыв с 12 часов 00 минут до  13 часов 00 минут

выходные дни: суббота, воскресенье.

В случае изменения режима работы архива может быть установлен иной режим приема граждан.

Телефоны для консультаций по  вопросам  предоставления  муниципальной услуги: 8(39035)9 17 39, факс 8 (39035) 9 12 10

Адрес электронной почты: arhivshira@mail.ru Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript .ogeyl@mail.ru