Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Прием на хранение документов части Архивного фонда Республики Хакасия и других документов, содержащих персональные данные граждан»

УТВЕРЖДЕН                                                                                                                                                                Постановлением Главы

муниципального образования

 Ширинский район

                                                  от 23.11. 2012г. № 2094

Административный регламент

  предоставления муниципальной услуги

«Прием на хранение документов части Архивного фонда Республики Хакасия и других документов, содержащих персональные данные граждан»  

  1. Общие положения
           1.1. Предмет регулирования.
        Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Прием на хранение документов части Архивного фонда Республики Хакасия и других документов, содержащих персональные данные граждан» (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результата предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для получателей муниципальной услуги, определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации муниципального образования Ширинский район (далее-архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с отделом по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия, органами местного самоуправления и организациями при оказании муниципальной услуги.

    1.2. Круг заявителей.
        Право на получение муниципальной услуги имеют:
Заявителями - получателями муниципальной услуги «Прием на хранение документов части Архивного фонда Республики Хакасия и других документов, содержащих персональные данные граждан» (далее - муниципальная услуга) могут выступать юридические и физические лица, (далее - заявитель):
- граждане Российской Федерации; иностранные граждане и лица без гражданства; российские и иностранные юридические лица; международные организации;
- от имени физических лиц документы могут передавать родственники, у которых хранятся документы, представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре;
- от имени юридических лиц документы могут передавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности, представители в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре;
- от имени Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований могут действовать органы государственной власти, органы местного самоуправления в рамках компетенции, установленной актами, определяющими статус этих органов.

            1.3. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги.
           1.3.1. Сведения об архивном отделе администрации муниципального образования Ширинский район, предоставляющем муниципальную услугу (Приложение № 1):
Адрес местонахождения (почтовый адрес):
Октябрьская ул., д.79, с. Шира, Ширинского района Республики Хакасия, 655200
Телефон/факс: (8 39035) 9 17 39/9 12 10,
адрес электронной почты: arhivshira@mail.ru . ogeyl@mail.ru
 График работы архивного отдела, прием граждан:
 Понедельник - пятница с 8.00 до 17.00, обеденный перерыв - с 12.00 до 13.00
 Суббота, воскресенье - выходные дни.
Прием заявителей осуществляется заведующей архивным отделом или ведущим специалистом архивного отдела без предварительной записи в порядке очередности.

         1.3.2. Информация о порядке исполнения муниципальной услуги предоставляется:
 - непосредственно у должностного лица архивного отдела администрации муниципального образования Ширинский район при личном обращении в отдел;
- с использованием средств телефонной связи по номеру (8 39035) 9 17 39;
-электронной почтой arhivshira@mail.ru, ogeyl@mail.ru
-посредством размещения информации в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет на официальном сайте администрации муниципального образования Ширинский район www.shiranet.ru), публикаций в средствах массовой информации;
- через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг».

        1.3.3. Порядок получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги:
         Информация о предоставлении муниципальной услуги, в том числе о ходе ее предоставления, сообщается заявителю лично, по телефону, по почте, по электронной почте, по факсу, посредством размещения сведений в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), на портале государственных и муниципальных услуг области, посредством размещения на информационных стендах, расположенных в архивном отделе.

      1.3.4. Информирование проводится в форме:
- устного информирования;
- письменного информирования.

      1.3.5. Основными требованиями к информированию заявителей являются:
- достоверность предоставляемой информации;
- четкость изложения информации;
- полнота информирования;
- наглядность форм предоставляемой информации;
- удобство и доступность получения информации;
- оперативность предоставления информации.

     1.3.6. Устное информирование осуществляется должностными лицами архивного отдела при обращении заявителя за информацией лично или по телефону.
Должностные лица, осуществляющие устное информирование, принимают все необходимые меры для представления полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других специалистов. Устное информирование каждого Заявителя, обратившегося лично, осуществляется должностными лицами архивного отдела в пределах времени, необходимого для информирования Заявителя.
Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании архивного отдела администрации муниципального образования Ширинский район, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
Время разговора не должно превышать 10 минут.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию, либо предложить обратиться письменно.

      1.3.7. Письменное информирование осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, по электронной почте, по факсу.
При предоставлении консультаций по письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня регистрации обращения.
Ответ на обращение заявителя представляется в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя и направляется по адресу, указанному в обращении.

     1.3.8. Порядок и форма размещения информации в сети Интернет и на информационных стендах архивного отдела.
На информационном стенде в помещении, предназначенном для приема документов для предоставления государственной услуги, размещается следующая информация:
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие порядок предоставления муниципальной услуги;
- краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги;
- блок-схема описания порядка предоставления муниципальной услуги (Приложение № 2)
- исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;
- образцы оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования к ним;
- сроки предоставления услуги в целом и максимальные сроки выполнения отдельных административных процедур;
- основания отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

       2.1. Наименование муниципальной услуги - «Прием на хранение архивных документов части Архивного фонда Республики Хакасия и других документов, содержащих персональные данные граждан»

       2.2.Наименование структурного подразделения администрации муниципального образования Ширинский район, предоставляющего муниципальную услугу: Предоставление муниципальной услуги осуществляет архивный отдел администрации муниципального образования Ширинский район.

      2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- приём на муниципальное хранение документов в архивный отдел;
- составление акта приёма - передачи дел на постоянное хранение (приложение № 8 к административному регламенту);
- письменное или устное уведомление об отказе приёма - передачи документов на постоянное хранение в архив.

      2.4.Сроки предоставления муниципальной услуги
      2.4.1. Прием документов на постоянное хранение от организаций-источников комплектования архивного отдела, а также от физических лиц - источников комплектования архива документами личного происхождения осуществляется в течение 1 (одного) дня согласно графику передачи дел постоянного хранения в архивный отдел.

     2.4.2. Прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется в течение 1 (одного) дня.

     2.4.3. Сроки хранения документов части Архивного фонда Республики Хакасия, в рамках предоставления муниципальной «Прием на хранение документов части Архивного фонда Республики Хакасия и других документов, содержащих персональные данные граждан» зависят от предельных сроков временного хранения архивных документов в организациях.
      Архивный отдел администрации муниципального образования Ширинский район принимает от организаций-источников комплектования документы части архивного фонда Республики Хакасия по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации:
- архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - через 5 лет;
- документы по личному составу, только при условии ликвидации организации и признании ее банкротом. Действующие организации должны осуществлять хранение документов по личному составу в течение 75 лет;
- архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности - через 10 лет;
- фотодокументы - через 5 лет;
- электронные документы - через 5 лет.
В исключительных случаях сроки временного хранения документов могут быть продлены по просьбе организаций-источников комплектования при необходимости практического использования архивных документов или отсутствии у архивного отдела возможности для приёма указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации. Продление указанных сроков осуществляется решением экспертно - проверочно - методической комиссии по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия (далее - ЭПМК).

        2.4.4. Поступившие в архивный отдел заявления от организаций-источников комплектования о приёме документов на муниципальное хранение регистрируется в течение 3 рабочих дней с визой заведующей отделом.

        2.4.5. Поступившие в архивный отдел запросы, от организаций, не являющихся источниками комплектования отдела, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

       2.4.6. Время ожидания в очереди для представления документов и получения консультации не должно превышать 30 минут;
Время приема документов от получателя муниципальной услуги не должно превышать 30 минут.
При необходимости консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги проводятся в организации-получателе муниципальной услуги. Консультации и справки предоставляются должностными лицами архивного отдела в течение всего срока исполнения муниципальной услуги.

           2.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
 - Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2, Парламентская газета» №4 от 23-29.01.2009);

- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 02.08.2010, № 31, статья 4179, «Российская газета», № 168 от 30.07.2010);
 - Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, «Российская газета» № 237 от 27.10.2004г.);
 - Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», (Собрание законодательства Российской Федерации, 06.10.2003, №40, статья 3822, «Парламентская газета», № 186 от 08.10.2003, «Российская газета», № 202 от 02.08.2003);

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, №19, статья 2060, «Парламентская газета», № 70-71 от 11.05.2006, «Российская газета», № 95 от 05.05.2006);
- Федеральным законом  «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006  № 149-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, № 31 (1ч), статья 3448, «Парламентская газета», № 126-127 от 03.08.2006, «Российская газета», № 167 от 29.07.2006);

- Федеральным законом «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» от 09.02.2009  № 8-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 16.02.2009, № 7, статья 776, «Парламентская газета», № 8 от 13-19.02.2009, «Российская газета», № 25 от 13.02.2009);
 - Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, № 31 (1ч), статья 3451, «Парламентская газета», № 126-127 от 03.08.2006, "Российская газета" - Федеральный выпуск № 4131 29 июля 2006);
- Указом Президента Российской Федерации «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» от 31.12.1993 № 2334 (в редакции от 01.09.2000 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 04.09.2000, № 36, статья 3636, "Российская газета" № 173 от 06.09.2000);
 - Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 20 от 14.05.2007, "Российская газета"  от 20.05.2009);
 - Законом Республики Хакасия от 07.07.2005 N 45-ЗРХ "Об архивном деле в Республике Хакасия" (Принят ВС РХ 29.06.2005)  («Вестник Хакасии» от 12.07.2005 № 35);

- Уставом муниципального образования Ширинский район (в редакции от 09.07.2012г.);
- Положением об архивном отделе администрации муниципального образования Ширинский район (Утверждено постановлением Главы администрации муниципального образования Ширинский район № 539 от 03.05.2007г.).

        2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативно-правовыми актами для предоставления муниципальной услуги подлежащих предоставлению заявителем:
        2.6.1. Юридические и физические лица - источники комплектования архивного отдела представляют в архивный отдел следующие документы:
- утвержденные ЭПМК описи дел, отобранных в состав Архивного фонда Республики Хакасия (в 4-х экземплярах) (Приложение № 5,6,7);
- историческую справку о юридическом лице или биографическую справку о физическом лице и их архивных фондах (при первом приеме), дополнение к исторической (или биографической) справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах);
- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архивный отдел, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

      2.6.2. Ликвидирующиеся юридические лица, граждане, в случае прекращения предпринимательской деятельности, представляют в архивный отдел следующие документы:
- заявление о приеме документов (Приложение № 4);
- документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности гражданином;
- описи дел постоянного хранения (в 4-х экземплярах), описи дел по личному составу (в 4-х экземплярах) (Приложение № 5,6,7);
- историческую справку о юридическом лице (для граждан, занимавшихся предпринимательской деятельностью, о предпринимательской деятельности) и его архивном фонде;
- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в отдел, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

        2.7. Запрещено требовать от заявителя:
        2.7.1. Предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых, не предусмотрено нормативно-правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
        2.7.2. Предоставление документов и информации, которые в соответствии с правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами находятся в распоряжении муниципальных органов, предоставляющих муниципальную услугу, иных муниципальных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Закона № 210-ФЗ.       

        2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
        2.8.1.Основанием для отказа в приеме документов для предоставления муниципальной услуги является:
-нарушение территориальной принадлежности;
- наличие правопреемника или вышестоящего органа при ликвидации предприятия;
- отсутствие в документах исторической и практической ценности;
- отсутствие документа, подтверждающего факт ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности гражданином;

        2.8.2. Основание для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
- наличие правопреемника или вышестоящего органа организации, в случае ее ликвидации.
- не вышел предельный срок хранения документов в архивах организаций и государственных органах;
- не вышел срок приема документов от негосударственных организаций, определенный в соглашении (договоре);
- документы организаций находятся в неупорядоченном состоянии и без архивных коробок;
- наличие в представленных документах исправлений, серьезных повреждений, не позволяющих однозначно истолковать их содержание;
- не составлены и не утверждены ЭПМК описи дел постоянного хранения и по личному составу;
- от государственной организации прием документов с неистекшими сроками временного хранения производится только при наличии свободных помещений;
- необеспечение, в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использовании документов архивного фонда Республики Хакасия и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук», утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций российской Федерации от 18.01.2007 № 19 подготовки к передаче в упорядоченном состоянии документов на постоянное хранение в государственные архивы.
Основанием для приостановления оказания муниципальной услуги служит отсутствие упорядоченности документов, передаваемых на хранение.

       2.9. Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги не предусмотрены.

       2.10. Порядок обращения в архивный отдел по исполнению муниципальной услуги, и получения результата муниципальной услуги.
Основанием для предоставления муниципальной услуги является заявление получателя в адрес архивного отдела.

        2.10.1. Требования к оформлению отдельных документов для предоставления муниципальной услуги:
        Оформление заявления.
- заявление должно содержать наименование юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтовый адрес заявителя, указание причин передачи документов на хранение в архив (приложение № 2);
- заявление может быть заполнено от руки или машинописным способом, распечатано посредством электронных печатающих устройств;
- заявление может быть оформлено как получателем муниципальной услуги, так и работником архива;
- заявление обязательно подписывается лично получателем муниципальной услуги.

          2.10.2. Документ, подтверждающий факт ликвидации (прекращения предпринимательской деятельности):
- документом, подтверждающим факт ликвидации юридического лица, может быть:         1) копия решения его учредителей (участников), либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами; решения суда, в том числе о признании юридического лица несостоятельным (банкротом); 2) копия определения арбитражного суда о завершении конкурсного производства;
- документом, подтверждающим факт прекращения предпринимательской деятельности гражданином, может быть: 1) копия «Свидетельства о государственной регистрации прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя», 2) копия решения суда о признании его несостоятельным (банкротом) или о прекращении деятельности данного лица в качестве индивидуального предпринимателя в принудительном порядке.

        2.10.3. Оформление описей дел:
- описи дел оформляются строго по установленной форме (приложения №№ 5,6,7);
- описи дел выполняются машинописным способом или распечатываются посредством электронных печатающих устройств с использованием шрифта Times New Roman размером № 14 через 1,5 межстрочного машинописного (1-компьютерный) интервал;
- описи дел подписываются составителем и утверждаются руководителем организации (физическим лицом - пользователем муниципальной услугой), заверяются печатью организации;
- справочно-поисковые данные к описи состоят из титульного листа, содержания (оглавления), списка сокращений, указателей;
- на титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название отдела, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов;
- название архивного фонда юридического лица состоит из его полного названия с указанием организационно-правовой формы и (в скобках) официально принятого сокращенного названия, названия его вышестоящей организации (для муниципальных организаций), местонахождения (поселение), район, край), крайних дат существования;
- название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания;
- номер архивного фонда и номер описи дел присваивается в архивном отделе.

       2.10.4. Оформление исторической справки:
- историческая справка выполняется машинописным способом или распечатывается посредством электронных печатающих устройств с использованием шрифта Times New Roman размером № 14 через 1,5 межстрочного машинописного (1-компьютерный) интервал;
- сведения по истории юридического лица включают: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника;
- сведения о физическом лице - фондообразователе архивного фонда личного происхождения, включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности);
- сведения о физическом лице, занимавшемся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, включают: даты регистрации начала и прекращения деятельности, основные направления деятельности;
- сведения по истории архивного фонда включают дату проведения научно-технической обработки документов, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации документов; данные о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения); о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду;
- историческая справка подписывается составителем и заверяется руководителем юридического лица или физическим лицом - получателем муниципальной услугой.

      2.10.5. Справка об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архив, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены, должна содержать наименование юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества) и его почтовый адрес, перечень отсутствующих (утраченных) документов с указанием причин их отсутствия.
Справка подписывается составителем и заверяется руководителем юридического лица или физическим лицом - получателем муниципальной услугой.

       2.11. Муниципальная услуга «Прием на хранение документов части Архивного фонда Республики Хакасия и других документов, содержащих персональные данные граждан» предоставляется безвозмездно (бесплатно). Для качественного оформления документов, передаваемых в архивный отдел, заявители могут воспользоваться услугами индивидуальных предпринимателей, имеющих лицензию на обработку таких документов.

      2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

       2.12.1 Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны отвечать следующим требованиям:
- вход в помещение, в котором расположен архивный отдел, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования и режима работы;
- места информирования заявителей должны быть оборудованы информационными стендами, столами и стульями для оформления документов;
- прием заявителей осуществляется в рабочем кабинете с указанием на двери кабинета должностей и ФИО должностных лиц архивного отдела. 

        2.12.2. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются стульями, столами, канцелярскими принадлежностями, средствами связи, а также компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по вопросам предоставления услуги и организовывать предоставление муниципальной услуги в полном объеме.
Все указанные помещения оборудуются в соответствии с санитарными правилами и нормами, а также системой пожарной сигнализации.
В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе, одновременное консультирование или прием двух или более заявителей не допускается.

        2.12.3. Для ознакомления с информационными материалами в помещениях архивного отдела оборудуется информационный стенд, содержащий актуальную и исчерпывающую информацию, необходимую для получения муниципальной услуги, в частности:
- регламент исполнения муниципальной услуги;
- информация в виде блок-схемы прохождения административной процедуры (приложение № 2);
- сведения о местонахождении и контактных телефонах архивного отдела и администрации муниципального образования Ширинский район; адресах официального сайта администрации муниципального образования Ширинский район(приложение № 1);
- перечень документов, необходимых для предъявления в архивный отдел в целях получения муниципальной услуги (приложение № 3);
- форма заявления, необходимого для предъявления в отдел в целях получения муниципальной услуги (приложение № 4);
- форма титульного листа к описи (приложение № 5);
- формы описей дел (приложения №№ 6,7).

           2.13. Показателями доступности муниципальной услуги являются:
- возможность подачи заявления, необходимого для получения муниципальной услуги, в архивный отдел почтовым отправлением или в виде электронного документа;
- обеспечение информирования получателей муниципальной услуги о работе архивного отдела по предоставлению муниципальной услуги путем размещения информации на официальном сайте администрации муниципального образования Ширинский район (www.shiranet.ru) , на республиканском и государственном порталах услуг (www.gosuslugi.ru, www.pgu-19.ru);
- ясность и качество информации, объясняющей порядок и условия предоставления муниципальной услуги, включая необходимые документы, информация о правах получателя муниципальной услуги;
- усовершенствование системы пространственно-ориентирующей информации (наличие информационных стендов, указателей);
- условия доступа к территории, зданию архивного отдела администрации муниципального образования Ширинский район (территориальная доступность);
- обеспечение свободного доступа получателей в рабочий кабинет архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу; 

       2.14. Показателями качества и эффективности муниципальной услуги являются:
- удовлетворенность получателей этапами процесса получения муниципальной услуги и ее результата;
- комфортность ожидания и получения муниципальной услуги;   
- компетентность должностных лиц архивного отдела в вопросах предоставления муниципальной услуги;    
- культура обслуживания (вежливость, тактичность и внимательность должностных лиц архивного отдела, готовность оказать эффективную помощь заявителям муниципальной услуги при возникновении трудностей);
- соответствие требованиям регламента, в т.ч. строгое соблюдение последовательности и сроков выполнения административных процедур предоставления муниципальной услуги;
- исполнительская дисциплина;
- эффективность и своевременность рассмотрения заявлений, обращений и жалоб получателей по вопросам предоставления муниципальной услуги.

       2.15. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронном виде:
     Предоставление муниципальной услуги может осуществляться в электронной форме путем использования информационно-телекоммуникационных технологий с использованием портала государственных и муниципальных услуг, и других средств, включая осуществление в рамках такого предоставления электронного взаимодействия между государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и заявителями.
Предоставление муниципальной услуги в электронной форме осуществляется на базе информационных систем органов государственной власти и местного самоуправления при наличии инфраструктуры, обеспечивающей их взаимодействие. Информационной системой, обеспечивающей предоставление муниципальных услуг в электронной форме, является единый портал государственных и муниципальных услуг (www.gosuslugi.ru), а также региональный портал государственных и муниципальных услуг Республики Хакасия (www.pgu-19.ru).
В рамках муниципальных информационных систем предоставление муниципальной услуги в электронной форме обеспечивается на официальном сайте администрации муниципального образования Ширинский район в сети Интернет (www.shiranet.ru) обеспечивающем:
- доступ заявителей к сведениям о муниципальных услугах, в том числе посредством размещения настоящего административного регламента, образцов заявлений и иной информации, относящейся к предоставлению муниципальной услуги;
- доступность для копирования и заполнения заявления (запроса) и иных документов, необходимых для получения муниципальной услуги;
- возможность получения заявителем сведений о ходе выполнения запроса, о предоставлении запроса, о предоставлении муниципальной услуги и иной информации, задав вопрос должностным лицам архивного отдела администрации муниципального образования Ширинский район.
Получение заявителем в электронной форме результата предоставления муниципальной услуги - прием на хранение документов части Архивного фонда Республики Хакасия, либо получение акта приема - передачи документов составленного архивным отделом администрации муниципального образования Ширинский район невозможно.

  3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

        3.1. Административная процедура по приему, хранению, комплектованию (формированию), учету и использованию архивных документов части Архивного фонда Республики Хакасия на территории муниципального образования Ширинский район включает следующие административные действия:

     3.1.1. Прием и анализ документов.
     3.1.2. Проверка физического и технического состояния обработки документов в соответствии с архивными правилами.
      3.1.3. Проверка физического, санитарно-гигиенического или уведомление о необходимости доработки документов в соответствии с архивными правилами.
Последовательность выполнения административных действий представлена в виде блок-схемы алгоритма прохождения административной процедуры в приложении № 1 настоящего регламента.

        3.2. Прием и анализ документов
       3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление заявления и документов в архивный отдел.

      3.2.2. Документы могут быть доставлены в архив посредством почтовой, курьерской связи, сотрудником организации, ответственным за делопроизводство и архив организации.
        3.2.3. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, приема-передачи документов на муниципальное хранение, который утверждается главой администрации муниципального образования Ширинский район.
Внеплановый прием документов части Архивного фонда Республики Хакасия, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования и отсутствия его правопреемника или в случае угрозы сохранности архивных документов.

      3.2.4. Ответственным лицом за прием и регистрацию документов, поступивших в архивный отдел является должностное лицо архивного отдела.
Регистрация документов осуществляется в день поступления.

      3.2.5. Критерии принятия решения:
Должностное лицо архивного отдела, не позднее рабочего дня, следующего за регистрацией, проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов.

      3.2.6. Способ фиксации результатов: регистрация поступивших документов в книге учета поступления документов.

     3.2.7. Результатом выполнения указанных административных действий является проверка комплектности и правильности оформления представленных документов.

      3.3. Проверка физического и технического состояния документов в соответствии с архивными правилами.

       3.3.1. Основанием для начала административного действия по проверке физического и технического состояния документов в соответствии с архивными правилами являются документы, отвечающие комплектности и правильности оформления.
- архивные документы принимаются в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом:
- документы части Архивного фонда Республики Хакасия принимаются по описям дел, утвержденным ЭПМК по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия (далее - ЭПМК);
- документы по личному составу - по описям, согласованным ЭПМК;
- архивные документы с не истекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.

     3.3.2. Прием архивных документов производится поединично. Во всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая заверительная запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.
Если поступившие документы надлежаще оформлены и представлены в полной комплектности, готовятся акты приема-передачи архивных документов в архив в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в организации, передающей документы.
Вместе с архивными документами в архивный отдел передаются четыре экземпляра описи дел, документов.
При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре фондообразователя.
Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной описи.
Документы от граждан поступают в архивный отдел и включаются в состав части Архивного фонда Республики Хакасия по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.
Прием документов от граждан в архивный отдел осуществляется на основании решения ЭПМК по результатам рассмотрения заключения о научно-исторической ценности документов личного происхождения и сдаточной или оценочной описи и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.
Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для фотодокументов - аннотация.
При ликвидации негосударственных организаций, образовавшихся в процессе их деятельности документы части Архивного фонда Республики Хакасия, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архивный отдел в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивным отделом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.

        3.3.3. Критериями принятия решения по административной процедуре являются:
- При выявлении в ходе проверки некомплектности документов или их неправильного оформления, должностное лицо архивного отдела информирует об этом исполнителя организации по телефону или при личном контакте.
- При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом документов от граждан, а также возврате по результатам экспертизы ценности владельцу их части из числа находившихся в архивном отделе, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архивном отделе, другой, вместе с документами (их частью), возвращается собственнику или владельцу.
В случае если по истечении 30 дней организация не представит в адрес архива необходимые документы, то:
- Должностное лицо архивного отдела в течение трех рабочих дней готовит информацию с обоснованием отказа в предоставлении муниципальной услуги и направляет его получателю муниципальной услуги.  

       3.3.4. Способ фиксации результата административной процедуры:
- заключение должностного лица архивного отдела о качестве подготовки документов.

        3.4. Ответственным за прием на хранение документов части Архивного фонда Республики Хакасия и других документов, содержащих персональные данные граждан является должностное лицо архивного отдела.

        3.4.1.Способ фиксации результата административной процедуры:
- регистрация поступивших документов в книге учета поступлений документов, в листах фондов и в иных учетных документах.

        3.4.2. Результатом административной процедуры является прием документов от организаций на хранение и подписание акта приема-передачи в двух экземплярах. Подписанный акт должен быть утвержден заместителем главы администрации муниципального образования Ширинский район. Один экземпляр акта остается в архивном отделе, в деле фонда соответствующей организации или частного лица, другой - передается сдатчику документов.

       3.4.3. Продолжительность административной процедуры составляет не более 30 дней.

  4. Формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

       4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами, и сроков административных процедур при предоставлении муниципальной услуги, осуществляется заведующей архивным отделом и заместителем главы администрации муниципального образования Ширинский район.

      4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение заявлений, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.

        4.3. Персональная ответственность должностного лица архивного отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги, закрепляется в его должностной инструкции в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

        4.4. Проверки могут быть плановыми (в соответствии с планом работы администрации муниципального образования Ширинский район) и внеплановыми.     Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется рабочая группа.

        4.4.1. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

       4.4.2. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

       4.4.3. Должностные лица архивного отдела несут ответственность за соблюдение требований настоящего административного регламента, за осуществляемые действия (бездействие) и принимаемые в ходе предоставления муниципальной услуги решения в соответствии с законодательством.

   5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования
действия (бездействия) архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, а также муниципальных служащих.

        5.1. Получатель муниципальной услуги может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе исполнения услуги на основании настоящего регламента, устно или письменно. Действия (бездействие) и решения должностных лиц архивного отдела могут быть обжалованы:
- в администрации муниципального образования Ширинский район;
- в Отделе по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия.
       5.2. При обращении получателя с жалобой, срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней с момента регистрации жалобы.

     5.3. Получатель муниципальной услуги в своей жалобе указывает либо наименование органа, в который направляет жалобу, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.
Дополнительно в жалобе могут быть указаны:
- наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество должностного лица архивного отдела (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
- суть обжалуемого действия (бездействия);
- обстоятельства, на основании которых получатель услуги считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
- иные сведения, которые получатель муниципальной услуги считает необходимым сообщить.
В случае необходимости в подтверждении своих доводов получатель услуги прилагает письменно документы и материалы либо их копии.

       5.4. В случае отсутствия в жалобе фамилии и (или) почтового адреса получателя, направившего жалобу, ответ на жалобу не дается.
При получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица архивного отдела, а также членов его семьи, архивный отдел вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить получателю муниципальной услуги, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
При наличии в тексте жалобы неразборчивого (нечитаемого) текста, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается получателю муниципальной услуги, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).
Если в жалобе получателя муниципальной услуги содержится вопрос, на который получателю муниципальной услуги многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, заведующая архивным отделом вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляется получатель муниципальной услуги, направивший жалобу.

        5.5. По результатам рассмотрения жалобы, архивный отдел принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.6. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в подпункте 5.5. настоящего пункта, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

       5.7. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение № 1

к административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

«Прием на хранение документов части Архивного фонда Республики Хакасия и других архивных документов, содержащих персональные данные граждан»

СВЕДЕНИЯ О МЕСТЕ НАХОЖДЕНИЯ, КОНТАКТНЫХ ТЕЛЕФОНАХ

АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ШИРИНСКИЙ РАЙОН

Место нахождения архивного отдела, его почтовый адрес:

655200, Октябрьская ул., 79. с. Шира Ширинского района Республики Хакасия

Архивный отдел находится в здании администрации муниципального образования Ширинский район, 3-ий этаж, кабинет № 309.

Режим работы архивного отдела

 ( время приема граждан и представителей юридических лиц):

понедельник - пятница  с 08 часов 00 минут до  17 часов 00 минут;

перерыв с 12 часов 00 минут до  13 часов 00 минут

выходные дни: суббота, воскресенье.

В случае изменения режима работы архива может быть установлен иной режим приема граждан.

Телефоны для консультаций по  вопросам  предоставления  муниципальной услуги: 8(39035)9 17 39, факс 8 (39035) 9 12 10

Адрес электронной почты: arhivshira@mail.ru Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript .ogeyl@mail.ru

Приложение № 2

к административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

«Прием на хранение документов части Архивного фонда Республики Хакасия и других архивных документов, содержащих персональные данные граждан»

Блок-схема

административной процедуры по приему документов на хранение в архивный отдел

Приложение № 3

к административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

«Прием на хранение документов части Архивного фонда Республики Хакасия и других архивных документов, содержащих персональные данные граждан»

Перечень документов,

необходимых для предъявления в архивный отдел

в целях получения муниципальной услуги

1. В целях получения муниципальной услуги в архивный отдел представляются следующие документы:

1.1. Юридические и физические лица - источники комплектования архива:

- утвержденные ЭПМК по  делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия описи   дел,  отобранных  в  состав   части Архивного  фонда Республики Хакасия (в 4-х экземплярах) и справочно-поисковые данные к ним;

- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

- историческую справку о юридическом лице или биографическую справку о физическом лице и их архивных фондах (при первом приеме), дополнение к исторической (или биографической) справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах);

- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архив, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

1.2. Ликвидирующиеся юридические лица, граждане, в случае прекращения предпринимательской деятельности:

- заявление о приеме документов;

- документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности гражданином;

- описи дел постоянного хранения (в 4-х экземплярах), описи дел по личному составу (в 4-х экземплярах) и справочно-поисковые средства к ним;

- историческую справку о юридическом лице (для граждан, занимавшихся предпринимательской деятельностью, о предпринимательской деятельности) и его архивном фонде;

- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архив, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

1.3. По своему желанию заявитель дополнительно может представить иные документы, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления муниципальной услуги.

Приложение № 4

к административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

«Прием на хранение документов части Архивного фонда Республики Хакасия и других архивных документов, содержащих персональные данные граждан»

Форма заявления,

необходимого для предъявления в архив

в целях получения муниципальной услуги

Заявление

   В  соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125 - ФЗ,

Прошу принять на муниципальное хранение  в архивный отдел документы:

_____________________________________________________________________________

(краткое изложение вопроса, цель)

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

(перечень прилагаемой документации)

Подпись ______________                                                                                       

Дата  _________________

Приложение № 5

к административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

«Прием на хранение документов части Архивного фонда Республики Хакасия и  других архивных документов, содержащих персональные данные граждан»

Форма титульного листа к описи

(название архивного учреждения)

(название организации)

Фонд №* _____

ОПИСЬ №* _____

_________________________

(название описи)

_____________________________

(крайние даты документов)

*Присваивается архивным отделом

Формат А4 (210х297)

Приложение № 6

к административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

«Прием на хранение документов части Архивного фонда Республики Хакасия и других архивных документов, содержащих персональные данные граждан»

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения

_______________________

 (наименование организации)

В данный раздел описи внесено  _____________________________________ дел

                                                                          (цифрами и прописью)

с № _____________________  по №  _________________________ , в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________

Наименование должности
составителя описи                                     Подпись               Расшифровка подписи

Заведующий архивом
организации                                              Подпись                Расшифровка подписи Дата

                                                                                                                     Формат А4 (210х297)

Приложение № 7

к административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

«Прием на хранение документов части Архивного фонда Республики Хакасия и  других архивных документов, содержащих персональные данные граждан»

Форма годового раздела описи дел по личному составу

____________________________

 (наименование организации)

В данный раздел описи внесено  _____________________________________ дел

                                                                          (цифрами и прописью)

с № _____________________  по №  _________________________ , в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________

Наименование должности
составителя описи                                     Подпись               Расшифровка подписи

Начальник отдела кадров
(инспектор по кадрам) организации        Подпись               Расшифровка подписи Дата

Приложение № 8

к административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

«Прием на хранение документов части Архивного фонда Республики Хакасия и  других архивных документов, содержащих персональные данные граждан»

  УТВЕРЖДАЮ                                                                                 УТВЕРЖДАЮ

   __________________________                                      Зам. главы администрации МО

   наименование должности   руководителя                                                  Ширинский район                                       

        организации-сдатчика                                                                                                                                                                                        _________________________________                           ______________________________            _____________________________

(подпись, расшифровка подписи)                                                (подпись, расшифровка подписи)

_____________ печать                                                        _________________  печать

      Дата                                                                                                  Дата

                  А К Т 

__________________№________

     приема- передачи  архивных

       документов на хранение

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним

Итого принято _______________________________ед.хр

  В архивном отделе администрации

района фонду присвоен  №_________.

Передачу произвели:                                                                           Прием произвели:

___________________________                                                                         Зав. архивным отделом

                                                                                                                                  _________________________                                                                                                                                          

(должность, подпись, расшифровка подписи)                                                      подпись, расшифровка подписи

дата                                                                                                                             дата

Изменения в учетные документы внесены

Должность                            Подпись                                             Расшифровка подписи

Приложение № 9

к административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

«Прием на хранение документов части Архивного фонда Республики Хакасия и других архивных документов, содержащих персональные данные граждан»

Примерный ДОГОВОР

о передаче на хранение архивных документов, ликвидируемой негосударственной организации, в том числе в результате банкротства, в архивный отдел администрации муниципального образования Ширинский район

_____________________________________________________________ «___ »_______ 20__ г.

(место составления договора) (дата)

_____________ _________в лице председателя ликвидационной комиссии (ликвидатора) или

(наименование организации)

конкурсного управляющего____________________________________, действующего на основании (Ф.И.О.)_________________ , именуемый в дальнейшем Организация, с одной стороны и_________ архивный отдел администрации муниципального образования Ширинский район в лице главы администрации муниципального образования__________ ФИО _________, действующего на основании Устава от ______ года №, именуемый в дальнейшем Архив, с другой стороны, совместно именуемые Стороны, в соответствии с требованиями Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и другим федеральным и областным законодательством, заключили настоящий Договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Предметом настоящего Договора являются правоотношения, возникающие между Организаций и Архивом, при передаче ликвидируемой негосударственной организацией, в том числе в результате банкротства, архивных документов, образовавшихся в процессе ее деятельности и включенных в состав части Архивного фонда Республики Хакасия  (для организаций-источников комплектования), документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли.

1.2. Целью заключения настоящего Договора являются:

- сохранение для истории муниципального образования Ширинский район  документальных источников о деятельности Организации, в которых отражаются вопросы местного значения, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению и являющихся составной частью Архивного фонда Республики Хакасия  (для организаций-источников комплектования);

- соблюдение единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов части Архивного фонда Республики Хакасия  (для организаций-источников комплектования);

- обеспечение конституционных прав граждан, связанных с их социальной защитой.

2. ОБЯЗАТЕЛЬСТВА СТОРОН

2.1. Организация:

2.1.1. Передает безвозмездно в Архив архивные документы, образовавшиеся в процессе ее
деятельности и включенные в состав части  Архивного фонда Республики Хакасия  (для организаций-источников комплектования) в количестве___________ (цифрами и прописью), документы по личному составу за ______ годы в количестве____________ (цифрами и прописью).

2.1.2. Осуществляет упорядочение архивных документов, передаваемых в Архив, а именно:
проводит комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела),
описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 (далее - Правила).

2.1.3. Передает архивные документы в Архив в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным (согласованным) ЭПМК по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия.

2.1.4. Обеспечивает транспортировку передаваемых архивных документов в Архив за счет собственных средств.

2.2. Организация при упорядочении архивных документов имеет право на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов, согласно Правилам, привлекать муниципальный архив либо иную организацию, имеющую лицензию на проведение данного вида работ.

2.3. Архив:

2.3.1. Принимает упорядоченные архивные документы Организации на хранение в Архив (выбрать один из вариантов):

- на безвозмездной основе (от организаций - источников комплектования);

- на возмездной основе.

Прием-передача архивных документов проводится сотрудниками Архива и представителем Организации.

2.3.2. Проверяет в процессе приема-передачи архивных документов Организации наличие дел, указанных в описях.

2.3.3. Оформляет прием документов Организации актом приема-передачи документов на
хранение в двух экземплярах, который утверждается представителями Сторон.

Вместе с документами на хранение в Архив передаются три экземпляра каждой описи постоянного хранения, три экземпляра каждой описи по личному составу и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый (соответственно третий) экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в Архив передаются Организации.

2.3.4. Обеспечивает сохранность архивных документов Организации, в соответствии с
требованиями Правил.

2.4. Архив имеет право:

2.4.1. Оказывать безвозмездною консультационно-методическую помощь Организации в
проведении работы по упорядочению архивных документов, в случае если Организация является источникам его комплектования.

2.4.2. Оказывать консультационно-методическую помощь Организации в проведении работы по упорядочению архивных документов, в случае если Организация не является источникам его комплектования.

2.4.3. Организовывать использование переданных архивных документов Организации в научных, информационных и иных общественно-значимых целях, с соблюдение требований установленных действующим законодательством о государственной тайне и персональных данных.

З.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

3.1. Невыполнение одной из Сторон обязательств или условий настоящего договора может
служить основанием для расторжения договора, о чем инициативная Сторона должна не менее чем за семь дней уведомить другую Сторону. При этом архивные документы Организации, поступившие в Архив до момента расторжения договора и образующие фонд Организации, не подлежат возврату.

3.2. За утрату или нанесение физического ущерба архивным документам Организации,
Стороны несут административную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской федерации.

4. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

4.1. Договор вступает в силу со дня его подписания и действует до исполнения каждой из Сторон договорных обязательств, обусловленных настоящим договором.

4.2. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному экземпляру для каждой Стороны.

5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. Все вопросы, связанные с выполнением положений настоящего договора, Стороны решают путем переговоров уполномоченных представителей Сторон с последующим внесением предложений (при обоюдном согласии) по изменению настоящего договора.

5. 2. Все изменения к договору оформляются дополнительным соглашением в письменном виде и вступают в силу с момента подписания их обеими Сторонами.

6. ПОДПИСИ СТОРОН:

Организация:                                                                               Архив:

Председатель ликвидационной комиссии

(ликвидатор) либо

Конкурсный управляющий                                                  Глава администрации

_______________                                                                 МО Ширинский район 

                                                                                                ____________________

ФИО (дата, подпись )                                                          ФИО (дата, подпись)

М.П.                                                                                       М.П.

Приложение № 10

к административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

«Прием на хранение документов части Архивного фонда Республики Хакасия и  других архивных документов, содержащих персональные данные граждан»

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ

от физического лица

 Зав. архивным отделом

администрации муниципального

образования Ширинский район

___________________________________

(фамилия, имя, отчество

должностного лица)

___________________________________

__________________________________________

адрес заявителя:

___________________________________

___________________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

       Я, Иванов Иван Иванович прошу Вас принять на постоянное хранение в архивный отдел администрации муниципального образования Ширинский район , по договору дарения (в соответствии с завещанием или по решению суда) следующие документы:

1.

2.

3.

К настоящему заявлению прилагается сдаточная опись документов передаваемых на постоянное хранение.

    "_____" ____________ 20____ г.      Подпись ___________________________

Приложение № 11

к административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

«Прием на хранение документов части Архивного фонда Республики Хакасия и других архивных документов, содержащих персональные данные граждан»

Уведомление

о приеме запроса

(принятого по электронной почте)

         Архивный отдел администрации муниципального образования Ширинский район  уведомляет о получении Вашего запроса о представлении информации о порядке сдачи на постоянное хранение архивных документов.

Регистрационный номер _______________ от _______________.

__________________                              ___________________________

              Дата                                                  Подпись ответственного лица